Projektmegfelelőségi audit
Ne az elszámoláskor derüljön ki, hogy probléma van a dokumentációval!
Egy támogatás elnyerésével a munka nem ér véget, hiszen éppen ekkor kezdődik a projekt egyik legérzékenyebb szakasza: a megvalósítás és az elszámolás előkészítése.
A támogatási kérelemben vállalt szakmai tartalomnak, a jóváhagyott költségvetésnek, illetve a támogatási feltételeknek a projekt teljes időtartama alatt összhangban kell maradniuk a tényleges megvalósítással.
Közben viszont változhat egy szállítási határidő, módosulhat egy műszaki paraméter, eltérhet a szerződés az eredeti ajánlattól, vagy hiányozhat egy olyan dokumentum, amelyre később az elszámolásnál szükség lesz.
A Projektmegfelelőségi audit célja, hogy ezek a problémák ne az elszámoláskor vagy egy ellenőrzés során derüljenek ki.
Kinek ajánlom?
Elsősorban olyan támogatott projektekhez, amelyek:
- projektmenedzsmentjét nem én végzem;
- pályázatát más pályázatíró készítette;
- projektmenedzsment nélkül valósulnak meg;
- megvalósítás közben változtak bizonyos feltételek;
- elszámolás előtt állnak;
- dokumentációja rendezetlen;
- nem egyértelmű bizonyos költségek elszámolhatósága;
Mit vizsgálok az audit során?
Mit kapsz a szolgáltatás végén?
1. Támogatási alapdokumentumok
Áttekintem:
- a benyújtott támogatási kérelmet;
- a támogatói okiratot vagy támogatási szerződést;
- a módosításokat;
- hiánypótlásokat;
- tisztázó kérdéseket;
- a támogatóval folytatott releváns kommunikációt.
A cél annak meghatározása, hogy pontosan mit vállalt a kedvezményezett, milyen feltételekkel, milyen határidőkkel és milyen költségszerkezettel.
2. Beszerzések és árajánlatok
Vizsgálom:
- a beszerzési dokumentációt;
- árajánlatokat;
- műszaki tartalmat;
- mennyiségeket;
- árakat;
- kiválasztott szállítót;
- az ajánlat és a tényleges beszerzés kapcsolatát.
3. Szerződések
Összevetem:
- a támogatási kérelemmel;
- az árajánlattal;
- a számlával;
- a tényleges teljesítéssel.
Ellenőrzöm többek között:
- a szerződéses összeget;
- tárgyat;
- mennyiséget;
- teljesítési határidőt;
- fizetési feltételeket;
- esetleges módosításokat.
4. Számlák és pénzügyi teljesítés
Áttekintem:
- a számlákat;
- előlegszámlákat;
- rész- és végszámlákat;
- fizetési bizonylatokat;
- kapcsolódó teljesítési dokumentációt.
A cél annak ellenőrzése, hogy kialakítható-e egy következetes dokumentumlánc:
Árajánlat → szerződés → teljesítés → számla → kifizetés → elszámolás
5. Teljesítés és műszaki tartalom
Vizsgálom például:
- ténylegesen mi került beszerzésre;
- egyezik-e a támogatott műszaki tartalommal;
- megfelelő-e a típus;
- megfelelő-e a mennyiség;
- rendelkezésre áll-e teljesítésigazolás;
- van-e átadás-átvételi dokumentum;
- szükséges-e fotódokumentáció.
6. Projektvállalások
Áttekintem a projekthez kapcsolódó:
- indikátorokat;
- létszámvállalásokat;
- rendezvényeket;
- képzéseket;
- kommunikációs feladatokat;
- együttműködéseket;
- fenntartási kötelezettségeket;
- egyéb szakmai vállalásokat.
7. Tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségek
Amennyiben releváns, ellenőrzöm:
- a tájékoztató táblát;
- fotódokumentációt;
- honlapos megjelenést;
- sajtóközleményeket;
- egyéb előírt kommunikációs elemeket.
Írásos pályázati kockázati jelentést
Az átvilágítás nem egyszerű dokumentumellenőrzés.
A végén strukturált írásos jelentést kapsz, amely bemutatja:
Mi megfelelő?
Azokat a területeket, ahol az átadott dokumentáció alapján nem látok érdemi problémát.
Mi hiányzik?
Tételes dokumentumhiány listát készítek.
Hol van eltérés?
Megjelölöm az egymásnak ellentmondó vagy pontosítást igénylő dokumentumokat.
Mi jelent kockázatot?
A feltárt problémákat kockázati szint szerint csoportosítom.
Kockázati besorolás
ZÖLD
Az átadott dokumentáció alapján megfelelő.
SÁRGA
Pontosítás vagy dokumentumpótlás javasolt.
NARANCS
Érdemi intézkedést igénylő kockázat.
PIROS
Olyan eltérés, amely az adott költség vagy vállalás elszámolhatóságát, illetve a projekt megfelelőségét érdemben érintheti.
Intézkedési tervet is kapsz
Nemcsak azt mutatom meg, hogy hol van probléma.
A jelentéshez tartozó intézkedési tervben meghatározom:
- mit kell rendezni;
- melyik dokumentumot érinti;
- milyen lépés javasolt;
- mely feladat sürgős;
- melyik feladathoz lehet szükség külső szakemberre;
- mikor érdemes támogatói állásfoglalást kérni.
Fontos: az audit és a javítás két külön szolgáltatás
Mi történik az audit után?
A Pályázati megfelelőségi átvilágítás díja a problémák feltárását és dokumentálását tartalmazza.
Nem tartalmazza automatikusan:
- hiánypótlások elkészítését;
- módosítási kérelmek elkészítését;
- új dokumentumok készítését;
- szerződések módosítását;
- beszámoló elkészítését;
- teljes elszámolás elkészítését;
- korlátlan egyeztetést;
- projektmenedzsment átvételét.
Amennyiben az átvilágítás során javítandó feladatokat azonosítunk, ezek elvégzésére külön árajánlatot adok.
Ez mindkét fél számára átláthatóbbá teszi a szolgáltatást.
Az ügyfél három lehetőség közül választhat:
1. Saját maga elvégzi a szükséges javításokat
Ebben az esetben az írásos jelentés, valamint az intézkedési terv alapján tud továbbhaladni.
2. Egyes javításokat rám bíz
Például:
- szakmai dokumentum javítása;
- hiánypótlás;
- módosítási kérelem;
- támogatói állásfoglalás előkészítése;
- elszámolási dokumentumok rendezése.
3. Projektmenedzsment együttműködés indul
Ha a projekt további folyamatos szakmai támogatást igényel, külön projektmenedzsment-megbízás is kialakítható.